5 Điều Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Khi Yêu Cầu Báo Giá MICE

Quý khách đã bao giờ nhận ba bảng báo giá MICE cho cùng một chương trình, nhưng con số mỗi bản một khác? Điều này hiếm khi xuất phát từ việc đơn vị nào báo sai. Thường là do yêu cầu ban đầu còn thiếu những chi tiết quan trọng, khiến mỗi bên phải tự suy đoán theo cách riêng. Một bản yêu cầu rõ ràng giúp Doanh nghiệp nhận mức giá sát thực tế, rút ngắn thời gian trao đổi và hạn chế chi phí phát sinh. Trong bài viết này, Lửa Việt Tours sẽ cùng Doanh nghiệp đi qua 5 điều cần chuẩn bị trước khi yêu cầu báo giá MICE!

1. Mục tiêu chương trình

Trước khi nói đến điểm đến hay khách sạn, Doanh nghiệp cần trả lời một câu hỏi quan trọng đó là “chuyến đi này sinh ra để làm gì?” Đây là thông tin quan trọng giúp quyết định phong cách lịch trình, cách chọn địa điểm và cả cách phân bổ ngân sách. Thống kê cho thấy khoảng 37% dự án nói chung thất bại vì thiếu mục tiêu rõ ràng. Con số ấy nhắc rằng mục tiêu không phải phần mở đầu cho đẹp, mà là chiếc la bàn của cả chương trình.

Cùng là một đoàn 100 người, nhưng mục tiêu khác nhau sẽ cho ra những chương trình rất khác nhau:

• Gắn kết nội bộ: Ưu tiên hoạt động tập thể, không gian thoải mái và thời gian giao lưu giữa các phòng ban.
• Tri ân, vinh danh: Cần khoảnh khắc trang trọng, kịch bản trao giải, sân khấu và điểm nhấn cảm xúc.
• Khen thưởng đại lý, khách hàng (incentive): Đề cao trải nghiệm riêng biệt, dịch vụ chu đáo và điểm đến có sức hấp dẫn.
• Hội nghị, hội thảo, ra mắt sản phẩm: Đòi hỏi hội trường phù hợp, thiết bị trình chiếu và quản lý thời gian chặt chẽ.
• Kick-off, kỷ niệm thành lập: Cần thông điệp xuyên suốt, từ trang trí đến lời dẫn chương trình.

Hãy bắt đầu bằng một mục tiêu chính, kèm tối đa hai mục tiêu phụ. Sau đó, mô tả điều Doanh nghiệp muốn người tham dự cảm nhận hoặc ghi nhớ khi trở về. Ví dụ: “Gắn kết hai khối kinh doanh và vận hành sau đợt sáp nhập, ưu tiên hoạt động chung và một đêm tri ân”. Một câu mô tả như vậy giúp đội ngũ tư vấn MICE nắm đúng ưu tiên, thay vì đề xuất một chương trình đại trà.

2. Thời gian và địa điểm dự kiến

Cùng một chương trình, giá có thể thay đổi rõ rệt tùy thời điểm tổ chức. Các ngày trong tuần thường dễ giữ phòng và dịch vụ hơn cuối tuần, trong khi mùa hè, dịp lễ Tết hay mùa cao điểm của điểm đến là lúc nguồn cung eo hẹp và giá cao hơn. Vì vậy, thay vì chỉ ghi “khoảng tháng 11”, Doanh nghiệp nên nêu ngày dự kiến cụ thể kèm mức độ linh hoạt.

Những thông tin về thời gian nên có trong yêu cầu báo giá MICE:

• Ngày khởi hành và kết thúc dự kiến, cùng khoảng có thể điều chỉnh (ví dụ: dời sớm hoặc muộn tối đa một tuần).
• Thời lượng chương trình: 2 ngày 1 đêm, 3 ngày 2 đêm hay 4 ngày 3 đêm, vì mỗi lựa chọn kéo theo số đêm lưu trú, số bữa ăn và cách xếp lịch sự kiện.
• Những ngày bắt buộc cố định, chẳng hạn ngày kỷ niệm thành lập hoặc ngày họp tổng kết.
• Khung giờ mong muốn: giờ khởi hành, giờ kết thúc và thời điểm diễn ra tiệc gala.

Việc cho đơn vị tổ chức MICE biết ngày dự kiến và mức linh hoạt của những ngày đó rất quan trọng. Chỉ cần một vài ngày xê dịch, doanh nghiệp đôi khi đã có thêm lựa chọn tốt hơn về phòng nghỉ và mức giá.

3. Quy mô và thành phần tham dự

Số lượng khách là câu hỏi đầu tiên trong mọi báo giá MICE, nhưng nó chỉ có ý nghĩa đầy đủ khi đi kèm câu hỏi “ai sẽ tham dự?” Một đoàn 150 nhân viên trẻ cần cách bố trí khác hẳn đoàn gồm lãnh đạo, đối tác nước ngoài và người thân đi cùng. Quy mô còn quyết định số xe, số nhân sự điều phối, cách chia nhóm và sức chứa của hội trường.

Hãy cung cấp con số tương đối sát, kèm biên độ dao động. Ví dụ “khoảng 120 khách, có thể tăng giảm 10%” giúp đơn vị tổ chức MICE giữ chỗ hợp lý và tư vấn thời điểm cần chốt số lượng chính thức. 

Nên mô tả khách tham dự theo độ tuổi, giới tính và sở thích, vì những yếu tố này ảnh hưởng đến cách thiết kế thời gian rảnh và hoạt động. Với đoàn đông, một chi tiết nhỏ như thực đơn chay hay phòng gần thang máy có thể quyết định mức độ hài lòng của cả chuyến đi.

4. Các hạng mục cần triển khai

Một chương trình MICE thường gồm nhiều lớp dịch vụ nối liền nhau: di chuyển, lưu trú, ăn uống, hội nghị, hoạt động gắn kết, sự kiện và nhân sự vận hành. Nếu bỏ sót một lớp, giá ban đầu sẽ thấp hơn thực tế và phần chênh lệch xuất hiện dưới dạng phát sinh. Để tránh điều này, Doanh nghiệp nên đánh dấu hạng mục nào cần đơn vị tổ chức lo trọn gói, hạng mục nào doanh nghiệp tự thực hiện.

Đừng ngại ghi cả những mong muốn chưa chắc chắn, chẳng hạn “có thể thêm tiết mục văn nghệ nếu ngân sách cho phép”. Đơn vị tổ chức sẽ báo giá phần này dưới dạng tùy chọn, giúp Doanh nghiệp cân nhắc mà không bị ràng buộc.

Cùng một điểm đến, khách sạn 4 sao hay 5 sao, tiệc buffet hay set menu, xe 29 chỗ hay 45 chỗ đều cho ra những mức giá khác nhau. Vì thế, hãy nêu tiêu chuẩn mong muốn cho từng nhóm dịch vụ. Cách làm này cũng giúp Doanh nghiệp đối chiếu các bảng báo giá trên cùng một phạm vi, thay vì so sánh những thứ không tương đồng.

5. Ngân sách và tiêu chí ưu tiên

Nhiều doanh nghiệp ngần ngại nêu ngân sách vì lo báo giá sẽ bị đẩy lên sát mức đó. Thực tế, nêu khoảng ngân sách dự kiến là thông lệ phổ biến khi yêu cầu báo giá sự kiện. Có con số tham chiếu, đơn vị tổ chức mới biết nên đề xuất phương án ở tầm nào và cân đối hạng mục ra sao. Nếu chưa chốt ngân sách cuối cùng, Doanh nghiệp có thể nêu một khoảng từ mức tối thiểu đến mức tối đa.

Khi nêu ngân sách, hãy cho biết đó là tổng ngân sách hay đơn giá mỗi khách và đã bao gồm những hạng mục nào. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá ghi rõ thuế và phí dịch vụ, đặc biệt ở phần ăn uống.

Ngân sách luôn có giới hạn, nên hãy cho đơn vị tổ chức biết điều gì quan trọng nhất với Doanh nghiệp. Khi tiêu chí ưu tiên rõ ràng, đơn vị tổ chức có thể dồn nguồn lực vào phần Doanh nghiệp đánh giá cao và tiết giảm ở phần ít ảnh hưởng. Đây cũng là cơ sở để chọn phương án phù hợp, thay vì chỉ nhìn vào mức giá thấp nhất.

Một chương trình MICE thành công thường bắt đầu từ những thông tin được chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu. Khi mục tiêu, thời gian, quy mô, hạng mục và ngân sách đã rõ, báo giá MICE trở thành công cụ để Doanh nghiệp dễ dàng so sánh, lựa chọn và quyết định một cách tự tin. Chưa có đủ thông tin cũng không sao, vì đội ngũ Lửa Việt MICE luôn sẵn lòng cùng Doanh nghiệp hoàn thiện từng chi tiết. Liên hệ hotline 1900 6420 hoặc truy cập mice.luavietours.com để nhận tư vấn miễn phí về tour MICE, team building và các dịch vụ dành cho doanh nghiệp.